Prevenga y detecte la mala conducta de los empleados en su consultorio médico

Los controles internos se definen como un proceso diseñado para desalentar el fraude, salvaguardar los recursos de la compañía y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Los controles internos solo son efectivos si están determinados por las necesidades específicas de la oficina médica , se implementan, se monitorean y se miden para asegurarse de que funcionan como se planificó. 

El consultorio médico debe adoptar un enfoque proactivo para prevenir y detectar la mala conducta de los empleados al implementar una política con respecto a los controles internos. La prevención y la detección juegan un papel muy importante en cualquier proceso de control interno al minimizar un cierto nivel de riesgo.1

Prácticas de contratación

Contratar al mejor personal del consultorio médico es una forma eficaz de fortalecer un proceso de control interno. La contratación de personal que sea competente, confiable y confiable al realizar una preselección exhaustiva de los candidatos es solo un buen sentido comercial. Las verificaciones de antecedentes y las verificaciones de referencia son maneras fáciles de eliminar las manzanas podridas y disuadir a ciertas personas de solicitar el trabajo. 

Aunque los empleadores anteriores no están autorizados a proporcionar información que no sea el estado de empleo y la elegibilidad para volver a contratar, puede solicitar que los solicitantes proporcionen información de contacto para supervisores o compañeros de trabajo anteriores para obtener información más detallada. Las verificaciones de antecedentes, incluidas las verificaciones de crédito, también brindan detalles sobre el historial personal del solicitante.2

Separación de tareas

Las tareas de separación impiden que un empleado tenga la responsabilidad de múltiples transacciones que involucren el manejo de las finanzas. Cada vez que un empleado tiene que manejar dinero, debe haber una persona que autorice ciertas transacciones, otra persona responsable del procesamiento y una diferente para la conciliación y el mantenimiento de registros. Esto garantiza que ninguna persona pueda realizar ninguna tarea que no sea detectada o revisada por otra persona.

La separación de funciones dificulta la pérdida de cualquier cantidad de dinero, ya sea en la recepción o en el nivel administrativo de la oficina médica. Cuando los empleados saben que se realiza un seguimiento y un seguimiento de cada proceso, se fomenta la precisión y la honestidad en la realización de tareas.3

Documentación

Cada transacción financiera debe tener un rastro de papel. La documentación no es solo la práctica de escribir o documentar acciones, sino también de guardar copias de todos los registros financieros, como las facturas y las remesas de pago. Se debe informar a los empleados para que nunca realicen una transacción basada en una solicitud verbal.

La documentación válida incluye formularios oficiales de la oficina médica, membretes o facturas, y debe ser autorizada mediante firma, cuando sea necesario. Los cheques siempre deben tener una factura, al igual que los reembolsos, las transferencias de dinero o las contabilizaciones de pago.

El efectivo solo debe aceptarse, nunca se entrega a menos que se devuelva el cambio del paciente. La reconciliación de la caja de efectivo también debe documentarse al principio y al final de cada turno. 4

Salvaguardias físicas y electrónicas

El uso de cajas fuertes, sistemas de alarma, cámaras y cerraduras puede ayudar al consultorio médico a proteger los datos, el inventario, los activos y el dinero. 

• Mantenga todas las cajas de efectivo, cheques y libros de recibos guardados en una caja fuerte con acceso limitado por parte del personal de la oficina médica. Las combinaciones deben cambiarse regularmente.
• Tener sistemas de alarma en su lugar para después del horario laboral y días no operativos.
• Se pueden colocar cámaras en cada entrada y salida, en la recepción y dirigidas a la caja fuerte.
• Mantenga las puertas de la sala de suministros y / o el gabinete de la farmacia cerradas en todo momento y solo permita el acceso a ciertas áreas según sea necesario. 

Las medidas de seguridad electrónicas incluyen el uso de contraseñas y la restricción del acceso solo al personal autorizado.5

Operaciones de Monitoreo

Cualquier proceso de control interno estaría incompleto sin una forma de monitorear las operaciones. El control de los controles internos implica revisar las operaciones diarias para garantizar que los procesos estén funcionando correctamente. 

• Reconciliación de efectivo
• Auditoría de cuenta o gráfica
• Verificación mediante la comparación de informes
• Controles regulares de inventario

Es esencial vigilar de cerca todos los procesos, pero ante todo, el gerente deuna oficina médica debe:

• Establecer reglas y metas.
• Comunicarlos a todo el personal.
• Proporcionar comentarios sobre una base regular