comunicación electrónica se está volviendo más popular en estos días que las llamadas telefónicas, el correo electrónico “snail” y, en algunos casos, las reuniones cara a cara. En cualquier entorno profesional, incluido el consultorio médico, es importante tener en cuenta varios aspectos al enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo, pacientes, médicos, hospitales, proveedores u otros profesionales.

La gente pasa una gran parte de su día abriendo y leyendo correos electrónicos. El tiempo valioso no debe desperdiciarse en correos electrónicos ineficaces y sin importancia. El mismo profesionalismo que usaría en el teléfono, correspondencia por correo o cara a cara también debe expresarse en un correo electrónico. Siempre recuerde que un correo electrónico es una forma de comunicación y la forma en que el receptor interpreta el mensaje es lo único que importa.

Antes de crear y enviar un correo electrónico, hágase varias preguntas.

• ¿Es el correo electrónico la mejor forma de comunicación para la información que estoy enviando?
• Es profesional?
• ¿Cumple la HIPAA?
• ¿Representa con precisión a mí y al consultorio médico?

Regla de etiqueta de correo electrónico # 1

No pensar en el contenido de su mensaje antes de pulsar ENVIAR . Asegúrese de que el correo electrónico sea la forma adecuada de comunicación para su mensaje en lugar de una llamada telefónica o una reunión. Tenga en cuenta que el contenido debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalismo esperado de su consultorio médico.

No envíe, reenvíe ni responda ningún correo electrónico que contenga naturaleza obscena, ofensiva, calumniosa, difamatoria, racista o sexual. Las sanciones pueden ser severas para usted y para el consultorio médico.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 2

No utilizar la gramática correcta, puntuacion, y la ortografía. Una vez más, su mensaje es un reflejo de su consultorio médico. Además, asegúrese de mantener el mensaje conciso y use el diseño adecuado para su mensaje, lo que facilita su lectura. Revise su correo electrónico antes de pulsar ENVIAR .

No use ALL CAPS ya que esto se considera gritar o gritar en el mundo en línea. Use negrita o cursiva para enfatizar una palabra o frase. Además, evite el uso de fuentes extremadamente elegantes o extrañas, ya que esto hace que su correo electrónico sea más difícil de leer.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 3

No asegurarse de que el correo electrónico se envía al destinatario (s) apropiado. La información en un consultorio médico, especialmente relacionada con la información del paciente, debe compartirse solo cuando sea necesario. Además, tenga en cuenta que las personas pueden considerar la información que no es relevante para ellos como “correo no deseado”.

No discuta información personal y confidencial ni adjunte archivos de pacientes en un correo electrónico. Use números de cuenta de pacientes o números de registros médicos para recomendar a alguien que revise la cuenta. Su información debe ser anotada allí.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 4

No responder a mensajes de correo electrónico profesional dentro de las 24 horas cuando sea posible. Si eso no le da suficiente tiempo, al menos responda y diga que ha recibido el correo electrónico y que se comunicará con ellos lo antes posible.

No responda a spam o solicitudes para suscribirse / darse de baja. Esto solo generará más spam que inundará el correo electrónico de su empresa.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 5

No mantener las emociones fuera de mensajes de correo electrónico. Sé educado y profesional. Sepa con quién puede ser informal después de que haya transcurrido el tiempo suficiente para construir ese tipo de relación.

No digas nada en un correo electrónico que puedas lamentar más tarde. Tenga cuidado al enviar o responder a un correo electrónico enojado. Nunca haga comentarios personales sobre otra persona, haga comentarios que ofendan a alguien o diga algo que no diría en persona.

Regla de etiqueta de correo electrónico # 6

No mantener el humor, chistes, y la ironía al mínimo. Las intenciones a menudo se “pierden en la traducción” en los correos electrónicos y es posible que las personas no siempre entiendan el chiste. Piénsalo desde la perspectiva del destinatario.

No envíe, reenvíe, o responda a cartas en cadena. Es un comportamiento poco profesional y algunas personas lo ven como correo no deseado. Recuerde que cualquier contenido que envíe debe reflejar la imagen y el nivel de profesionalismo que se espera de su consultorio médico.